एक दिन एक पुस्तक पसलमा ग्राहक आयो । केही क्षण पुस्तक हेरिसकेपछि पसलको कर्मचारीसँग सोध्य-‘यो पुस्तकको मूल्य कति हो ?’

‘एक डलर ।’

‘केही कम हुन सक्दैन ?’

‘अहँ सक्दैन ।’

ग्राहकले केहीबेर अरु पुस्तक हेर्यो । अनि कर्मचारीसँग सोध्यो-‘के तपाई पसलको मालिकलाई बोलाउन सक्नुहुन्छ ? म भेट्न चाहन्छु ।’

पसको मालिक आएपछि ग्राहकले सोध्यो- ‘यो पुस्तक तपाईं कतिसम्म घटाएर दिन सक्नुहुन्छ ?’

‘सवा डलर ।’

ग्राहक अचम्ममा पर्यो । उसले सोध्यो- ‘तर भर्खरै तपाईंको कर्मचारीले यसको मूल्य एक डलर बताएका थिए ।’

‘हो, उसले भनेको ठिकै हो । अहिले यसमा मेरो समयको मूल्य पनि जोडिएको छ ।’

‘ठिक छ, अन्तिम पटक मूल्य बताउनुहोस् ।’

‘डेढ डलर । तपाईं जति ढिलो गर्दै जानुहुन्छ, पुस्तकको मूल्य बढ्दै जानेछ । किनभने समयको मूल्य पनि यसैसँग जोडिदै जानेछ ।’

ग्राहकसँग अरु कुनै उपाय थिएन । उसले एक डलरको पुस्तक डेढ डलर दिएर किन्यो ।

समयको मूल्य थप्ने ती मालिक अमेरिकाका बेन्जामिन फ्रेन्कलिन थिए । जो पछि प्रख्यात आविष्कारक, राजनीतज्ञ र दार्शनिक बने ।

संसारमा सबैभन्दा महत्वपूर्ण चिज भनेकै समय हो । किनकि समय एक पटक गुमेपछि फेरि कहिले फर्केर आउँदैन । समयलाई रोक्न र छेक्न सकिदैन न त यसलाई किन्न नै सकिन्छ । त्यसैले पनि समयको ठूलो महत्व रहेको हुन्छ । नारी-पुरुष, धनी-गरीब, राजा-रङ्क, कालो-गोरो, अग्लो-होँचो सबैका लागि एक दिनमा २४ घण्टा नै प्राप्त हुन्छ । सबैका लागि समय समान रुपमा उपलब्ध हुन्छ । कोही समयको सही उपयोग गरी सफलताको चुचुरो पुग्छन । कोही ठिक समयमा ठिक निर्णय एवम् कार्य गर्न नसक्दा दुःखी जीवन बिताउन बाध्य हुन्छन् । त्यसैले व्यवस्थापनका सन्दर्भमा समय-व्यवस्थापन निकै महत्वपूर्ण र चासोको विषय बन्दै गएको छ ।

समयको गति

समय एक अदृश्य चीज हो । यो आफ्नै रफ्तारमा निरन्तर चलिरहेको हुन्छ । समय न छिटो चल्छ न ढिलो । यसको आफ्नै गति हुन्छ । तर पनि हामी शताब्दी, दशक, वर्ष, महिना, हप्ता, दिन, घण्टा, मिनेट, सेकेन्ड आदिमा समयलाई विभाजन गर्दछौँ । सामयलाई नाप्ने प्रयत्न गर्दछौँ । हामीलाई मन पर्ने र रमाइलो वातावरण हुँदा समय छिट्टै वितेजस्तो लाग्छ । तर, हामी आफूलाई मन नपर्ने र आफ्नो प्रतीकूल वातावरणमा हुन्छौँ हामीलाई समय निकै ढिलो बितेजस्तो लाग्छ । यथार्थमा समयको गति सधैँ उस्तै र एउटै हुन्छ ।

समय व्यवस्थापन

आफ्ना कामहरुलाई प्राथमिकताका आधारमा विभाजन गर्नु, महत्वका आधारमा ती कामहरु सम्पादन गर्नु र उपलब्ध समयको सदुपयोग गर्नु नै समय व्यवस्थापन हो । समय व्यवस्थापनको सिद्धान्तले समयलाई त्यसै खेर फाल्नु हुँदैन भनी सिकाउँछ । यसले प्रत्येक पलको सक्दो सदुपयोग गर्नुपर्दछ भन्ने मान्यता राख्दछ । निश्चित कार्य सम्पादन गर्दा कार्यदक्षता एवम् उत्पादकत्व वृद्धि गर्न समय व्यवस्थापनले सिकाउँछ । यसले समयमै लक्षित उद्देश्य हासिल गर्न महत्वपूर्ण भूमिका निर्वाह गर्दछ । समय व्यवस्थापन एक यस्तो तकनिक हो, जसले व्यक्तिगत एवम् संस्थागत उद्देश्य प्राप्त गर्नका लागि ठीक समयमा ठीक ठीक कामहरु सम्पन्न गर्न दीशानिर्देशन गर्दछ । थोरै समयको प्रयोग गरी बढी उत्पादन गर्नु पनि समय व्यवस्थापनकै उपज हो ।

समय व्यवस्थापन मेट्रिक्स

समय व्यवस्थापन आज व्यवस्थापनको सन्दर्भमा निकै चर्चा र चासोको विषय बनेको छ । समय व्यवस्थापनका सन्दर्भमा विभिन्न किसिमका लेख, रचनाहरु एवम् पुस्तकहरु पनि लेखिएका छन् । यही क्रममा स्टेफेन कोभे (Stephen Covey) ले कुन काम कहिले गर्ने भन्ने कुराको व्याख्या गर्न समय व्यवस्थापन म्याट्रिक्सको निर्माण गरेका छन्, जुन निकै लोकप्रिय पनि रहेको छ ।

माथि प्रस्तुत स्टेफेन कोभेको समय व्यवस्थापन म्याट्रिक्सले समयको व्यवस्थापन गर्ने सन्दर्भमा कामहरुको प्राथमिकीकरण निम्नानुसार गर्नु पर्दछ भन्ने मान्यता राख्दछ ।

पहिलो- महत्वपूर्ण र जरुरी
दोस्रो- महत्वपूर्ण तर कम जरुरी
तेस्रो- महत्वपूर्ण नभएको तर जरुरी
चौथौ- महत्वपूर्ण नभएको र कम जरुरी नभएको

समय व्यवस्थापन किन ?

समयको उचित व्यवस्थापन गर्न नसक्ने मानिस अफिस, समाज कहीँ पनि आफ्नो व्यक्तित्वको विकास गर्न सक्दैन । एक सफल व्यक्ति बन्न समय व्यवस्थापनले सहयोग गर्दछ । समयको महत्व नबुझ्ने र समय व्यवस्थापन गर्न नसक्ने व्यक्ति कहिले पनि व्यवस्थापक बन्न सक्दैन । त्यस्तो व्यक्ति माथिल्लो पदमा पनि पुग्न सक्दैन । समयमा परीक्षाहलमा नपुग्ने विद्यार्थी परीक्षा दिनबाट बन्चित हुनु पर्दछ । अन्तरवार्तामा समयमा नपुग्ने व्यक्तिले जागिर पाउन सक्दैन । समयमा निर्णय लिन नसक्दा संस्थालाई अर्बाैँको रकम नोक्शानी हुनसक्छ । तोकिएको समयमा साँवा-व्याज नबुझाउनेले हर्जाना तिर्नु पर्दछ । समयमा विमानस्थल नपुग्दा हवाइजहाज छुट्न सक्छ । ब्लडप्रेशरको रोगीले समयमा औषधि नखाँदा उसलाई हृदयघात हुनसक्छ । समयमा अस्पताल नपुर्याउँदा विरामीको मृत्यु हुनसक्छ । माथिका यी उदाहरणहरुबाट समय र समय व्यवस्थापनको कति महत्व छ भन्ने कुरा प्रष्ट हुन जान्छ ।

बेन फ्रन्कलिनले समयलाई पैसा भनेका छन् (‘Time is money.’-Ben Franklin) । हुन पनि हो समय मानिसका लागि सबैभन्दा महत्वपूर्ण स्रोत हो, जसको सदुपयोग गर्नसके मानिस मालामाल हुनसक्छ । समय व्यवस्थापनकै सन्दर्भमा नेपोलियनको एक भनाइ निकै सान्दर्भिक मानिन्छ । उनले भनेका छन् ‘तिमी मलाई युद्ध हार्दै गरेको भेटाउलाउ । तर, एक मिनेट पनि समय खेर फालेको भेट्टाउँदैनौँ ।’ वास्तवमै समयको सही व्यवस्थापन भनेको समयको भरपूर उपयोग नै हो । ‘Do it Today. Tomorrow will be too late’ अर्थात् यसलाई आजै गर भोलि त धेरै ढिला भइसकेको हुनेछ । वास्तवमै भोलि भन्ने कुरा कहिले पनि आउँदैन । भोलि त हाम्रो भ्रम मात्रै हो ।

समय व्यवस्थापन निम्न लिखित उद्देश्य प्राप्त गर्नका निम्ति व्यवहारिक ठानिन्छ,
१. कार्यदक्षता र कार्य कुशलता वृद्धि गरी गुणात्मकता कायम गर्न ।
२. स्रोत र साधनको समूचित प्रयोग गरी लक्षित उद्देश्य हासिल गर्न ।
३. अधिक कामका कारण हुने तनाव कम गर्न ।
४. व्यक्तिगत स्वतन्त्रता र सन्तुष्टि बढाउन ।
५. विकल्पहरुको खोजी गरी सही समयमा सही विकल्पको उपयोग गर्न ।

समय व्यवस्थापन कसरि गर्ने ?

फाल्तु कामका लागि समय खेर नफाली ठीक समयमा ठीक काम गरी उपलब्धी हासिल गर्नमा अग्रसर हुनु नै समय व्यवस्थापन हो । त्यसैले पनि समय व्यवस्थापनका निम्ति कामहरुको सूचि बनाई प्राथमिकताका आधारमा क्रमशः ती कामहरु पूरा गर्दै जानु पर्दछ । विहानै उठ्ने, महत्व र जरुरीका आधारमा कामको विभाजन गरी समय व्यवस्थापन म्याट्रिक्सलाई ‘फलो’ गर्ने, फोन, इमेल, च्याट जस्ता कुराहरुका निम्ति अधिक समय खेर नफाल्ने, बोलीभन्दा कामलाई प्राथमिकता दिने आदि उपायहरुको अबलम्बन गरी समय व्यवस्थापन गर्न सकिन्छ ।

१. कुनै पनि काम सुरु गर्दा सबैभन्दा पहिले त्यसको योजना बनाई लक्ष्य तथा उद्देश्यहरुको किटानी गर्नु पर्दछ । अनि कुन–कुन काम गर्न के–कति समय लाग्ने हो सोको लिस्ट तयार गरी महत्वका आधारमा ती कामहरुको रेङ्किङ्ग गर्नु पर्दछ ।

२. साप्ताहिक रुपमा गरिने कामहरुको सूचि निर्माण गर्ने । त्यसमा पनि आफ्ना उद्देश्य, कार्य र मानिसँग गरिने वार्तालापहरुलाई सूचिबद्ध गर्नु पर्दछ । यसबाट आफूले केकति महत्वका कामहरुका लागि के कति समय छुट्टयाइएको थियो भन्ने कुरा प्रष्ट हुन्छ । जसले गर्दा कम महत्वका कामका लागि कम समय र बढी महत्वका लागि बढी समय छुट्टयाउन मद्दत मिल्छ ।

३. लक्षित उद्देश्य प्राप्त गर्न महत्वपूर्ण ठानिएका कार्यहरुका निम्ति बढी समय दिनु पर्दछ ।

४. प्रत्येक दिन दिनभरि गरिने सम्पूर्ण कार्यहरुको योजना बनाउन केही समय छुट्टयाउनु पर्दछ ।

५. अत्यधिक कामको चाँप पर्दा भेटघाट, फोनकल, च्याट जस्ता कार्यहरुलाई पूर्ण रुपमा बन्द गर्नु जरुरी हुन्छ ।

६. आफूले कुन समयमा काम गर्दा सो काम प्रभावकारी बन्न सक्छ भन्ने कुरा पहिले नै छुट्टयाई सोही समयमा महत्वपूर्ण काम गर्नु पर्दछ ।

७. सबै काम आफैले गर्छु भन्ने मानसिकता त्यागी आफ्ना मातहतका कर्मचारीहरुलाई कामको बाँडफाँड गर्नु पर्दछ ।

८. कतिपय अवस्थामा ‘हुँदैन’(NO) पनि भन्न सक्नु पर्दछ ।

९. आधुनिक प्रविधिको प्रयोगमा विस्तार जोड दिनु पर्दछ साथै यस्ता प्रविधिहरुको प्रयोग गर्दा सचेत हुनु जरुरी छ ।

१०. महत्वपूर्ण काम सम्पन्न भएपछि आफै पुरस्कृत गर्न सानो फङ्सनको आयोजना गर्नु उचित हुन्छ । यसले समय व्यवस्थापनमा उत्प्रेरणा प्रदान गर्दछ ।

समय व्यवस्थापनका थप उपायहरु

क) प्रण गर्नुः समय व्यवस्थापनका लागि प्राथमिकताका आधारमा कामहरु गर्दै जानु पर्दछ । त्यसैले कुन काम कहिले गर्ने भनी तालिकीकरण गरेर अगाडि बढ्नु पर्दछ भन्ने मान्यता राखिएको छ । तर, कतिपय अवस्थामा काम र समयको सूचि त बनाउने तर, त्यसलाई व्यवहारमा नउतार्ने गरेको पनि देखिन्छ । त्यसैले समय व्यवस्थापनमा ठीक समयमा ठीक काम गर्ने प्रण गर्दै सो कार्यलाई व्यवहारमा उतार्नु जरुरी हुन्छ ।

ख) मनोरन्जन गर्नुः सधैँ कसिलो सूचिका साथ काम गर्दा मानसिक तनाव पनि देखा पर्न सक्दछ । त्यसैले बेलाबेलामा विभिन्न किसिमका खेलकूद एवम् मनोरञ्जनका कार्यक्रमहरु आयोजना गरी आफू र आफ्ना मातहतका कर्मचारीहरुलाई सहभागी गराउनु पर्दछ । यसले उत्पादकत्व वृद्धिमा सहयोग गर्दछ ।

ग) एक समयमा एक काम गर्नुः कतिपय मानिसमा एकै समयमा धेरै कामहरु गर्ने बानी पनि हुन्छ । तर, त्यो राम्रो होइन । एकैपटक धेरै काम गर्न खोज्दा साधनहरु टुट्ने, फुट्ने, मानिसमा एकाग्रता नहुने , काम विग्रिएर झन धेरै समय लाग्ने, कामको गुण्स्तर कायम हुन नसक्ने जस्ता विभिन्न समस्याहरु रहने गर्दछन् । मानिसको मगजले एक समयमा एक कार्य गर्दा प्रभावकारी ढङ्गले काम गर्न सक्छ भन्ने कुरा विभिन्न अनुसन्धानहरुले पनि प्रमाणित गरिसकेको छ ।

घ) खाली समय छुट्याउनुः प्रत्येक दिन प्रत्येक घण्टा रुटिनमा चल्नु पनि समय व्यवस्थापन होइन । दिनमा १÷२ घण्टा खाली समय पनि छुट्याउनु पर्दछ । विषेश गरी यस्तो समय शुक्रबार र शनिवार बढी छुट्याउँदा राम्रो हुन्छ । यस्तो समयमा थाँती रहेका कामहरु गर्ने, साथी भाइ, परिवा भेटघाट गर्ने, मानेरञ्जन गर्ने, योजना बनाउने जस्ता विविध कामहरु गर्न सकिन्छ । आवश्यकताअनुसार यस्तो समयको उपयोग गर्दै जानु पर्दछ ।

समय व्यवस्थापन व्यवास्थापनको एक नविन अवधारणा हो । यसले उपलब्ध समयलाई के–कसरी उपयोग गरी लक्ष्य प्राप्त गर्ने भन्ने सन्दर्भमा मार्ग प्रशस्त गर्दछ । आफ्ना कामहरुलाई प्राथमिकताका आधारमा विभाजन गरी महत्वका आधारमा ती कामहरु सम्पादन गर्न उपलब्ध समयको सदुपयोग गर्नु नै समय व्यवस्थापन हो । समयको सीमालाई ध्यानमा राखेर आफ्नो क्रियाकलाप वा स्वयम् आफूलाई व्यवस्थित गर्नुलाई समय व्यवस्थापन भनिन्छ । थोरै समयको प्रयोग गरी बढी उत्पादन गर्नु पनि समय व्यवस्थापनकै उपज हो । तर, सधैँ कसिलो सूचिका साथ काम गर्दा मानसिक तनाव पनि देखा पर्न सक्दछ । यस कूरामा सचेत हुनु पर्दछ । त्यसैले बेलाबेलामा खेलकूद एवम् मनोरञ्जनका कार्यक्रमहरुमा सरिक हुनु पनि उत्तिकै आवश्यक छ । यसले उत्पादकत्व वृद्धिमा सहयोग गर्दछ ।

(लेखक भैरहवा बहुमुखी क्याम्पसमा अर्थशास्त्र विषय प्राध्यापक हुन्।)